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Gastos protocolarios o de representación

Son gastos protocolarios o de representación aquellos gastos necesarios que se derivan de la actuación de los/as miembros del gobierno local en el ejercicio de sus funciones públicas de representación del Ayuntamiento de Ermua, por lo que se exige que se realice en beneficio o utilidad para el Ayuntamiento de Ermua.

Así, por gasto protocolario entendemos aquellos originados por ceremonias o celebraciones de carácter institucional, visitas oficiales entre autoridades pertenecientes a otras administraciones públicas y los gastos que llevan aparejados, como los servicios o gastos de la organización de actos o recepciones, cenas o almuerzos, ramos y adornos de flores, libros conmemorativos o de regalo, fotografías, viajes y hoteles de personas ajenas al Ayuntamiento de Ermua.

Esta actividad tiene que tener un fin institucional y necesariamente relacionada con los fines del Ayuntamiento de Ermua, que siempre deberá quedar acreditado en el expediente administrativo.

En consecuencia, no se consideran como gastos protocolarios aquellos más cercanos a una “consideración personal o de un grupo” socialmente muy considerada pero sin relación alguna con el fin de la administración pública como gastos de tabaco, licores, efemérides personales y similares.

Con el objeto de ordenar la casuística de los gastos protocolarios o de representación hemos adoptado la siguiente clasificación o tipología de estos gastos:

  1. Ceremonias o celebraciones de carácter institucional.
  2. Visitas oficiales de autoridades de otras administraciones públicas.
  3. Organización de actos, eventos o recepciones.
  4. Ramos y adornos de flores.
  5. Libros conmemorativos o de regalo.
  6. Fotografías.
  7. Viajes y hoteles de personas ajenas al Ayuntamiento.
  8. Comidas o cenas con representantes de otras administraciones públicas.
  9. Atención protocolaria o representativa a otras personas en el ejercicio de funciones públicas.

Con el objeto de acreditar el conocimiento de los motivos que justifican su realización se deberá proceder a la descripción concreta del acto o evento que motivó el gasto de protocolo así como la identidad explícita de las personas participantes o destinatarias de la intervención de que se trate, de forma que no deje lugar a dudas o suspicacias en cuanto al destino de estos fondos públicos en beneficio o utilidad del Ayuntamiento.

Pueden realizar gastos de representación o protocolarios el/la Alcalde/sa, los/as Tenientes de Alcalde y Concejales/as Delegados/as y aquéllos otros cargos o personas que sean autorizadas expresamente por el/la Alcalde/sa a ello por los actos que realicen o a los que asistan en su representación.

Todos los gastos protocolarios o de representación de los/as miembros de la Corporación serán autorizados por el/la Alcalde/sa, a cuyo efecto todos/as los/as miembros de la Corporación deben formalizar la correspondiente justificación documental, con anterioridad a que se produzca el gasto.

Con el objeto de facilitar la revisión de las justificaciones económicas causadas por los gastos de protocolo o representación, por la Intervención municipal en el ejercicio de sus competencias, y su posterior publicación en la web municipal, el/la miembro de la Corporación que realice el gasto protocolario o de representación debe desglosar el gasto por conceptos, de modo que se pueda identificar con los datos suministrados, en el documento normalizado previsto a este efecto.

En concreto, reflejará, necesariamente, los siguientes datos:

  1. La identificación nominal y, en su caso, el cargo, de las personas que reciban la atención protocolaria de que se trate.
  2. El motivo que justifique el gasto.
  3. La descripción concreta del acto o evento que lo causa.

Con independencia del carácter protocolario que un gasto puede tener, la falta de estos requisitos en el expediente supone el incumplimiento de lo establecido en la presente regulación para la justificación de los gastos protocolarios y de representación y su imposible verificación documental, por lo que ello obliga a la función interventora a emitir informe desfavorable hasta que todos los datos exigidos sean cumplimentados por el centro gestor correspondiente.

Límite total de gasto y partidas asignadas para los gastos de protocolo y representación de la legislatura 2015-2019
Presupuesto
Límite total de gasto
Partida presupuestaria
2015
21.000,00 €
912.226.02
2016
21.000,00 €
912.226.02
2017
2018
2019

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